1. Veri Sorumlusunun Kimliği
Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) madde 10 uyarınca, [Şirket Unvanı Buraya Gelecek] (“Evrakia” markası altında hizmet veren veri sorumlusu, “Evrakia” veya “biz”) tarafından hazırlanmıştır. Şirket adresi, MERSİS numarası ve iletişim bilgileri bu bölümde tam olarak belirtilecektir.
2. İşlenen Kişisel Veriler ve İşleme Amaçları
Evrakia’yı kullanırken aşağıdaki kişisel veri kategorileri işlenir:
- Kimlik ve iletişim bilgileri: ad soyad, e-posta adresi, firma unvanı — hesap oluşturma, kimlik doğrulama ve firma bazlı erişim izolasyonunun sağlanması amacıyla.
- İşlem güvenliği bilgileri: giriş zaman damgaları, oturum kaydı — hesap güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın (örn. brute-force giriş denemeleri) önlenmesi amacıyla.
- Yüklenen belgelerdeki veriler: tarafınızca sisteme yüklenen fatura ve packing list belgelerinde yer alabilecek VKN/TC kimlik numarası, tedarikçi/alıcı adı, IBAN gibi bilgiler — belgenin AI ile okunup yapılandırılmış tabloya dönüştürülmesi ve doğrulama kontrollerinin (tutarlılık, olağan dışı değer tespiti vb.) yapılması amacıyla.
- Düzenleme/onay kayıtları: inceleme ekranında yaptığınız düzeltmeler ve onay zaman damgası — denetim izi (kim, ne zaman, hangi alanı değiştirdi) tutulması ve olası uyuşmazlıklarda kanıt sağlanması amacıyla.
- Destek talepleri ve ürün geri bildirimleri: uygulama içindeki “Yardım → Geri bildirim gönder” kutusuna yazdığınız mesaj, mesajı yazdığınız sayfanın adresi, gönderim zamanı ve talebin türü (hata / öneri / yanlış okuma) — talebinizin yanıtlanması, bildirdiğiniz hatanın giderilmesi ve hizmetin iyileştirilmesi amacıyla. Bu kayıt, size geri dönüş yapılabilmesi için adınız, e-posta adresiniz ve firma unvanınızla birlikte saklanır ve Evrakia destek ekibi tarafından görülebilir. Mesaj alanı serbest metindir; buraya kendiniz yazmadığınız sürece belge içeriğiniz bu kayda dahil edilmez — bu nedenle mesaja gerekmedikçe müşteri, tedarikçi veya tutar bilgisi yazmamanızı öneririz.
Bu veriler, KVKK madde 5’te sayılan sözleşmenin kurulması/ifası için gerekli olma ve meşru menfaat hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir.
3. Kişisel Verilerin Aktarılması — Yurt Dışına Aktarım Dahil
Belge okuma (yapay zeka ile alan çıkarma) işlemi için verileriniz, hizmet sağlayıcımız Anthropic’in (Claude API) altyapısına iletilir. Veritabanı ve dosya depolama hizmetleri için Supabase altyapısı kullanılır. Bu sağlayıcıların sunucuları Türkiye sınırları dışında bulunabilir.
KVKK madde 9 (2024 değişikliği sonrası) uyarınca, kişisel verilerin yurt dışına aktarımı; Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından yeterli korumaya sahip olduğu ilan edilen bir ülkeye yapılıyorsa, veya veri sorumlusu ile alıcı arasında yeterli korumayı taahhüt eden bir sözleşme/taahhütname bulunuyor ve Kurul’a bildirim yapılıyorsa, ya da açık rızanız alınmışsa mümkündür. Bu aktarımın hangi hukuki mekanizmaya dayandığı (açık rıza / taahhütname / yeterlilik kararı) henüz kesinleştirilmemiştir — bu, yayın öncesi avukat onayı gereken en kritik noktadır.
Belgeleriniz, yapay zeka model eğitimi amacıyla kullanılmaz; yalnızca sizin talebinizi (belge okuma/doğrulama) yerine getirmek amacıyla işlenir.
4. Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi
Verileriniz, web sitesi üzerinden doğrudan sizin tarafınızdan girilerek (kayıt formu, belge yükleme) veya e-posta yoluyla belge gönderiminiz (aktif olduğunda) üzerinden, elektronik ortamda toplanır.
5. Veri Sahibi Olarak Haklarınız (KVKK m. 11)
KVKK’nın 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:
- Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
- İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
- İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
- Yurt içinde/yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
- Eksik/yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme,
- KVKK’da öngörülen şartlarda silinmesini/yok edilmesini isteme,
- Düzeltme/silme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
- Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme,
- Zarara uğramanız halinde tazminat talep etme.
Bu haklarınızı kullanmak için destek@evrakia.com adresine yazılı olarak başvurabilirsiniz.
6. Veri Güvenliği
Firma verileri, çok kiracılı (multi-tenant) mimaride firma kimliğine (companyId) göre izole edilir — bir firma başka bir firmanın belgesine erişemez. Şifreler tersine çevrilemez biçimde (bcrypt) saklanır, düz metin olarak hiçbir yerde tutulmaz. Üçüncü taraf entegrasyonları için saklanan erişim anahtarları (örn. Google Sheets bağlantısı) şifrelenmiş olarak tutulur.
Firma verilerine Evrakia ekibinin rutin erişimi yoktur. Tek istisna, 2. bölümde açıklanan destek talepleridir: bir talebi yanıtlayabilmek için talebi gönderen kişinin adı, e-posta adresi ve firma unvanı destek ekibine görünür. Bu erişim, gönderdiğiniz mesajla sınırlıdır — belgelerinizin içeriğine erişim sağlamaz.
7. Değişiklikler
Bu metin güncellenebilir; önemli değişikliklerde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden bilgilendirilirsiniz.